home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Medal Software 3 / Gold Medal Software - Volume 3 (Gold Medal) (1994).iso / database / ddf606a.arj / HELPDOC.EXE / CREATMOD.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-03-02  |  8KB  |  145 lines
  1.       ╒═══════════════════════════════════════════════════════════════════╕
  2.       │                 Creating or Modifying a Database                  │
  3.       ╘═══════════════════════════════════════════════════════════════════╛
  4.  
  5.       Provided with DDFile is a sample database called SAMPLE.DBF that is
  6.       already set up the same as the database structure used in version 5.0
  7.       and 5.1 of DDLabel. This is provided in case you do not want to
  8.       design and create a database of your own, design the screen, and
  9.       position the fields on the screen.
  10.  
  11.       To copy the current database file structure, create a new database,
  12.       or modify an existing database, select "Create/Modify Database Files"
  13.       in the main menu. See "Creating/Modifying a Database" in the on-line
  14.       documentation. You will first be asked to enter the path in which to
  15.       copy the structure, create, or modify a database file. Enter only the
  16.       drive and directory. Do NOT enter a file name. Once a valid directory
  17.       is entered, a sub-menu with the following three selections will open.
  18.  
  19.                        A) Copy Current File Structure
  20.                        B) Create a New Database
  21.                        C) Modify an Existing Database
  22.  
  23.  
  24.           A) Copy Current File Structure
  25.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  26.           This selection will copy the database file structure of the
  27.           currently selected database to a new file in the drive and
  28.           directory specified before reaching this sub-menu. The DBT file
  29.           will also be copied if the currently selected database contains
  30.           one or more memo fields.
  31.  
  32.           The structure of a database is the fields and their definitions.
  33.           This does not pertain to the actual data that will be stored in
  34.           the database.
  35.  
  36.           This will also copy the DF1 and DF2 files so that you won't have
  37.           to redesign the screen and position the fields on the screen. In
  38.           other words, you end up with a duplicate of the current database
  39.           that is already setup but with a different name and no records.
  40.  
  41.           After you type a filename and press Enter, you will be informed
  42.           as to what was copied where and asked if you would like to make
  43.           another copy. You will want to make as many copies as you have
  44.           files that need to be imported or simply for additional files to
  45.           enter records into.
  46.  
  47.           B) Create a New Database
  48.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  49.           This selection will create a new empty database file structure.
  50.           Enter only the name of the new file you want to create without a
  51.           file name extension. The extension will automatically be DBF.
  52.  
  53.           The fields; "FILTER" and "DUPLICATES" are automatically added to
  54.           a newly created database for the purpose of creating a filter and
  55.           checking for duplicates. See "Creating a Filter" and "Searching
  56.           for Duplicates" in the on-line documentation.  These fields can
  57.           be deleted from the database if you wish.
  58.  
  59.           See "Plan Your Database" below for further instuction.
  60.  
  61.           C) Modify an Existing Database
  62.           ─────────────────────────────────────────────────────────────────
  63.           This selection will allow you to modify an existing database. A
  64.           database can not be selected if it is already in use. When
  65.           modifying an existing database, any field assignments will need
  66.           to be reassigned and fields will need to be repositioned on the
  67.           screen for data editing upon selecting the database.
  68.  
  69.       Plan Your Database ──────────────────────────────────────────────────
  70.  
  71.       If selecting B) or C) above, a window will open allowing you to
  72.       create or modify a database file. Before you go on, you may want to
  73.       list on paper the different fields that you want in your database in
  74.       what order you want them. You will be glad that you planned ahead
  75.       when you later design the screen and position the fields on the
  76.       screen for data entry and editing.
  77.  
  78.       If new fields are added to an existing database they can be placed
  79.       between other existing fields by modifying the field order. This is
  80.       done with "Modify Field Order" located in the "Miscellaneous
  81.       Utilities" sub-menu from the main menu. For now they will be added to
  82.       the end of the field list. Each time a field is added to a database,
  83.       the field window is cleared and the new field is presented at the top
  84.       of the field window. The other fields can be redisplayed by pressing
  85.       the up arrow or <PgUp> keys.
  86.  
  87.  
  88.       Building A Database ─────────────────────────────────────────────────
  89.  
  90.       There are four criteria that must be defined for every field in a
  91.       database file. They are Name, Type, Length and Decimals. Instruction
  92.       for defining these are provided on screen. You will have to enter a
  93.       Name and Type for every field. However you will not need to enter a
  94.       Length for date, Logical and Memo fields since they are automatically
  95.       set. And you will only need to specify a Decimal value for Numeric
  96.       fields.
  97.  
  98.       An example list of fields might be:
  99.  
  100.       Field Name    Type    Length   Decimals   Description
  101.  
  102.       CARRT           C       4         0       Carrier Route
  103.       FIRST_NAME      C      13         0       First name
  104.       LAST_NAME       C      15         0       Last name
  105.       COMPANY         C      35         0       Company name
  106.       ADDRESS_1       C      35         0       Address line 1
  107.       ADDRESS_2       C      35         0       Address line 2
  108.       CITY            C      21         0       City name
  109.       STATE           C       2         0       State abbreviation
  110.       ZIP_CODE        C      10         0       Zip code (zip+4)
  111.       AREA_CODE       C       3         0       Area code
  112.       PHONE           C       8         0       Phone number
  113.       DATE_ENTRY      D       8         0       Date record was added
  114.       DATE_EXP        D       8         0       Date membership expires
  115.       AMOUNT          N       7         2       Amount of sale
  116.       TYPE            C       4         0       Code field 1
  117.       SOURCE          C       4         0       Code field 2
  118.       COMMENTS        M      10         0       Memo field 1
  119.  
  120.  
  121.       This is a total if 17 fields. You may want more, such as PREFIX (Mr.,
  122.       Mrs., Dr., etc.) or MIDDLE (middle initial). These, of course, would
  123.       be placed before and after FIRST_NAME respectively.
  124.  
  125.       The types of these fields are all the most common type which is
  126.       Character except DATE_ENTRY and DATE_EXP which are Date and AMOUNT
  127.       which is Numeric and COMMENTS which is Memo.
  128.  
  129.       The uses for most of the fields are self explanatory. However the
  130.       last five fields in the example database are perhaps not as well
  131.       understood. For example, TYPE could be used for the type of customer
  132.       such as "P" (paying customer) or "I" (inquiry) and SOURCE could be
  133.       used for the source from which the lead was attained such as "M"
  134.       (magazine ad) or "W" (walk-in). The COMMENTS Memo field stores up to
  135.       64,000 bytes (64K) of miscellaneous information for each record.
  136.  
  137.       You do not have to be exact with the field lengths at this time. They
  138.       can be changed later to suit your purposes. However the field names
  139.       and types can not later be changed without losing any data that has
  140.       been entered into the changed fields.
  141.  
  142.       Press <Esc> when finished. You will be asked if you want Abort or
  143.       Save the database file structure. Answer <Y>es, <N>o or <S>ave.
  144.  
  145.